PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
Pesan atau message adalah alat-alat di
mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa
tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau
gambar-gambar.
Pesan-pesan
yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak
terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan
tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis,
berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan
kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens.
Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi
tantangan bagi komunikator.
Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi
pesan-pesan yang baik sebagai berikut :
1. Subjek
dan tujuan harus jelas.
2. Semua
informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide
harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua
informasi yang penting harus sudah tercakup.
Perencanaan pesan, merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian
tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan–pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan
realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah
sesuai dengan kemampuan, ketepatan
waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Pesan-pesan
bisnis yang terencana dengan baik
akan mempermudah pencapaian tujuan komuniksasi (Hajiji 2005).
Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap :
1.
Fase perencanaan, adanaya pemikiran yang sangat
mendasar seperti masksud/tujuan komunikasi audience yang akan menerima pesan,
ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan
digunakan dalam penyampaian pesan. Disamping itu intonasi suara juga perlu
diatur, pakah melemah, mendatar atau tinggi. Yang penting adalah mensiasati
situasi yang ada, sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai.
2.
Fase Komposisi, erat kaitanya dengan penyusunan atau
pengaturan kata-kata, kalimat, dan parakraf. Karena dalam penyusunan kata-kata
harus dapat dipertanggungjawabkan terhadap yang dituangkan dalam kata-kata
tersebut dan terdapat seleksi berbagai ilustrasi yang ada serta melakukan
penyusunan mendukung ide pokok, gunakan kata-kata yang sederhana, mudah
dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
3.
Revisi, setelah ide yang disusun dituangkan dalam
kata-kata, kalimat, parakraf, perhatikan apa kata-kata itu telah
diekspereesikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah
kembali, apakah sesuai dengan yang direncanakan
sebelumnya. Kalau ternyata belum sesuai perlu dilakukan pengecekan
sekaligus Revisi/perbaikan seperlunya, sehingga apa yang direncanakan
sebelumnya dapat dicapai.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu
melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens
dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens,
memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah
kenal atau tidak.
Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan
informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan
pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional
digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu
audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.
Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu
bisa dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa
cara : story teller tour, random list, CFR (Conclusion Finding
Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan journalist approach.
Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu
tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan
harapan audiens.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena
komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya
adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai berbagai
macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal langkah berikutnya
adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang
tertulis maupun lisan.
Bagan Kekayaan
Media
Kontinum Kekayaan Media
Dalam ringkasan materi ini, akan dibahas proses komposisi, penentuan
tujuan, analisis audience, penentuan ide pokok dan seleksi saluran dan media
komunikasi.
A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI
A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI
Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis
dapat di analogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh
seorang composer. Dia harus merencanakan lagu apa yang aka bibuat untuk
mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang
atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai
mutu yang bagus, enak didengar dan mudah dicerna oleh para pengemarnya.
Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :
a) Pencanaan
Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal cukup
mendasar, seperti yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan
yang akan disampaikan dan saluran atau media yang digunakan untuk menyampaikan
pesan.
b) Komposisi
Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan
kata-kata, kalimat dan paragraph. Hal ini mengunakan kata-kata yang sederhana,
mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima.
c) Revisi
Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph,
perhatikan apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh
maksud dan isi pesan harus ditelah kembali, apakah sesuai dengan apa yang
direncanakan sebelumnya atau tidak.
B. PENENTUAN
TUJUAN
Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan
adalah memikirkan maksuda atau tujuan komunikasi.
Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill di hadapan audience, maka
hal pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai
dengan tujuan organisasi.
1.
Mengapa tujuan itu harus jelas.
Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa
keputusan diantaranya sebagai berikut :
a)
Keputusan untuk meneruskan
pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri
sendiri, apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak?
b)
Keputusan untuk menenggapi
audience
Untuk memutuskan
cara terbaik menanggapi audience, komunikator perlu mempertimbangkan
motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang disampaikan?
Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan
harapan komunikator? Tanpa mengetahui tanpa mengetahui motif audiencenya,
komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik.
c)
Keputusan untuk memutuskan isi
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan.
Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan
dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan
harus di singkirkan jauh-jauh.
d)
Keputusan untuk menetapkan
saluran atau media
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan
suatu pesan, sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi
yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.
2.
Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum, ada
tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :
a. Memberi
informasi (informing)
b. Persuasi
(persuading)
c. Kolaborasi
(collaborating) dengan audience.
3.
Cara Menguji Tujuan
Ada
empat pertanyaan dalam menguji tujuan yang tela ditentukan yaitu :
a) Apakah tujuan
tersebut realistis?
b) Apakah waktunya
tepat?
c) Apakah orang
yang mengirimkan pesan sudah tepat?
d) Apakah
tujuannya dapat diterima oleh perusahaan
C. ANALISIS
AUDIENCE
Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang
jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi.
Siapa mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang mereka ketahui?
1) Cara
mengembangkan profil audience
a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?
Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang
berbeda dengan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi
diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format penulisan
materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audience
b. Siapa audience
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu
mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi yang
penting, seperti mereka yang memiliki status organisasional tinggi.
c. Reaksi audience
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui
komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang
kritis,
d. Bagaimana tingkat pemahaman audience?
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti
tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika
komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu
diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut dididik.
e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience,
audience harus dapat diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator
dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi untuk
mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan
dengan baik.
2) Cara memuaskan
kebutuhan informasi audience.
Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui
kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan
tersebut.
Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :
Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :
a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.
3) Cara memuaskan
kebutuhan motivasional audience
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau
mengubah prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami
hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience
untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Untuk
mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan memberikan
argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.
D. PENENTUAN IDE POKOK
Setelah menganalisis tujuan dan audience, langkah selanjutnya adalah
menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Topik dan ide pokok merupakan
dua htal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang luas. Sedangkan ide
adalah pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan
tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audience.
Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus
diidentisikasi adalah :
1. Teknik Brainstorming.
a) Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan.
Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi
sipenerima.
b) Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong.
Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
c) CFR (Conclusions, findings, recommendations¬¬¬) Worksheet.
Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah
suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan
(findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan
di berikan.
d) Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah awal
menentukan ide pokok.
e) Question And Answer Chain
Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi
perspektif audience.
f) Pembatasan cakupan
penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya
menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa hormat
audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan
controversial akan memakan waktu yang lebih lam, terutama jika audience yang
hadir terdiri atas orang-orang yang spektial, atau orang-orang yang tidak
dikenal sebulumnya.
Contohnya :
Topik : Iuran
Anggota Koperasi
Ide Pokok : Iuran
anggota merupakan sumber dana koperasi
Ide Pendukung :Manfaat yg diterima lbh banyak dari uang yg dikeluarkan.
Pembayaran iuran tidak memberatkan dan merepotkan anggota.
E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide
dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan dan tulisan. Pilihan
mendasar berbicara dan menulis tergantung pada tujuan dan maksud pesan audience
dan karakteristik dari dua saluran komunikasi tersebut.
a.
Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya
memberikan umpan balik dengan segera. Saluran digunakan bila pesan yang
disampaihakan sederhana, tidak diperlukan catatan permanent dan audience dapat
dibuat lebih nyaman. Kelebihan yang lain yaitu sifatnya yang ekonomis.
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang
yang tidak terencan, pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan kelompok
kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal dan prentasi penting
lainnya.
b.
Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk
seperti surat,
memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis yaitu penulis
mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka
DAFTAR
PUSTAKA
http://id.shvoong.com/business-management/management/1949650-perencanaan-pesan-bisnis/#ixzz1nrFKjWpX
http://www.bintan-s.web.id/2011/03/perencanaan-pesan-komunikasi-bisnis.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar